Microsoft Project, vaak afgekort tot MS Project, is een bekende tool binnen projectmanagement en projectbeheersing. Het ondersteunt planning, voortgangsregistratie en resourcebeheer en wordt vaak ingezet als basis voor projectbeheersing.

Bij BAEKENMeer weten over BAEKEN, klik hier. waarderen we MS Project als een laagdrempelige, toegankelijke tool die vooral in de beginfasen van projecten of in kleinere omgevingen goed inzetbaar is. Toch zijn er ook beperkingen. Met name op het gebied van samenwerking, kostenbeheer en het beheren van resources over meerdere projecten. In dit artikel geven we een genuanceerde kijk op de sterke en zwakke punten van MS Project binnen het werkveld van projectcontrols.

Realistische planning op individuele projectbasis

MS Project is ideaal voor het plannen van individuele projecten. Met behulp van Gantt-diagrammen, taakstructuren, afhankelijkheden en mijlpalen bouw je snel een overzichtelijke projectplanning. Het is mogelijk om:

• Een Work Breakdown Structure (WBS) te maken met logische taakgroepen;
• Afhankelijkheden vast te leggen (FS, SS, FF)southfinish-start (FS), start-start (SS), en finish-finish (FF);
• Kritieke paden en mijlpalen zichtbaar te maken.

Deze functies maken MS Project geschikt voor klassieke planningsvraagstukken in lineaire of minder complexe projecten. Bij BAEKEN gebruiken we de tool soms in de opstartfase of als analysetool om scenario’s snel te toetsen. De visuele weergave en lage instapdrempel maken het een prettige tool om planningen te communiceren naar stakeholders.

Resourcebeheer: bruikbaar, maar beperkt tot één project

MS Project maakt het mogelijk om resources toe te wijzen aan taken en de werklast over tijd te visualiseren. Hiermee ontstaat inzicht in de haalbaarheid van de planning met beschikbare capaciteit.

Meer er zijn duidelijke beperkingen:

• Resourcebeheer is standaard beperkt tot één projectbestand. Cross-project resource leveling vereist aanvullende tools of ingewikkelde workarounds.
• Het is lastig om gedeelde resourcepools centraal te beheren zonder complexe configuratie of integratie.

Voor organisaties met meerdere gelijktijdige projecten of portfoliosturing is dit een groot nadeel. Bij BAEKEN adviseren we MS Project dan ook enkel voor resourcebeheer binnen relatief eenvoudige projecten, voor complexere omgevingen schakelen we over op krachtigere planningsoplossingen.

Kostenbeheer: mogelijk, maar niet robuust

MS Project biedt basisfunctionaliteiten voor kostenbeheer, zoals het toewijzen van tarieven aan resources en het bijhouden van geplande versus werkelijke kosten. In combinatie met voortgangsinvoer kunnen SPI, CPIsouthSchedule Performance Index (SPI) en Cost Performance Index (CPI) en Earned Value-inzichten gegenereerd worden.

Toch zijn de beperkingen hier significant:

• Kostenoverzicht is vaak gefragmenteerd en niet schaalbaar over meerdere projecten.
• Er is geen centrale kostenstructuur of koppeling met ERP-systemen.south Enterprise Resource Planning (ERP)
• Rapportages vereisen handmatige opbouw of export naar Excel.

Voor volwaardig projectcontrol op kosten, zoals vereist in EPC-contracten of infrastructurele projecten, is MS Project niet gedegen genoeg. Wij gebruiken het soms als input voor kostenanalyses, maar zetten voor diepere integratie en betrouwbaarheid tools als Primavera of dedicated EVM-software in.Wil je meer weten over Earned Value Management? Lees dit artikel.

Samenwerking: geen multi-user omgeving

Een belangrijk nadeel van MS Project is dat het geen echte multi-user omgeving biedt. Slechts één gebruiker kan tegelijk in een projectbestand werken, tenzij complexe workarounds via SharePoint of Project Online worden opgezet. Dit beperkt:

• Samenwerking tussen plannings-, control- en uitvoeringsteams;
• Realtime updates en voortgangsregistratie door meerdere gebruikers;
• Integratie met bredere projectbeheersingssystemen.

Bij BAEKEN vinden we samenwerking en transparantie essentieel binnen projectbeheersing. Daarom adviseren wij MS Project alleen in omgevingen waar de samenwerking klein en overzichtelijk is en waar centrale planning geen teamproces hoeft te zijn.

MS Project als opstap naar volwassen projectcontrols

MS Project is vooral geschikt als instaptool voor organisaties die hun projectplanning willen professionaliseren. Het is gebruiksvriendelijk, visueel sterk en sluit goed aan op andere Microsoft-tools (zoals Excel en Teams).

Tegelijkertijd geldt: wat eenvoudig begint, groeit vaak uit.
Zodra meerdere projecten, teams, resources of budgetten samenvallen, stuit MS Project op zijn grenzen. Dan is het tijd om te investeren in meer robuuste systemen, gekoppeld aan document control, risicobeheersing en geïntegreerde voortgangsanalyses.

Conclusie: nuttig, maar met grenzen

Microsoft Project is ideaal voor de basis-, resourceplanning en voortgangsbeheer van kleinere projecten. Bij BAEKEN gebruiken we het pragmatisch: als snel en toegankelijk hulpmiddel voor projectstructurering en communicatie.

Maar:

• Resourcebeheer over meerdere projecten is beperkt;
• Kostenbewaking is niet diepgaand genoeg;
• Samenwerking is lastig zonder externe workarounds.

Daarom zien wij MS Project vooral als startpunt, niet als eindstation. In een volwassen projectcontrols-omgeving vormt het de opstap naar betere integratie, bredere samenwerking en diepere sturing.

Onze stelregel: gebruik MS Project als het past, maar durf te groeien zodra het knelt.