Mijn werk is om te zien wat er nodig is, te luisteren naar hoe teams in de praktijk werken en tools te ontwerpen die het teamdoel effectief ondersteunen. Een tool is slechts zo goed als het gesprek dat deze op gang brengt, dus ik zorg voor allebei. De leidende vraag is: “Welke gesprekken moet deze tool op gang brengen om voor de deadline duidelijkheid te creëren?” Aan het eind van dit artikel heb ik laten zien hoe ik projectteams help door: (1) zichtbaar te maken waar wel (en niet) wordt gewerkt, (2) beknopte overzichten te bieden, (3) te helpen bij het stellen van prioriteiten, en (4) een duidelijke koers te adviseren waarop direct actie kan worden ondernomen.
Bij BAEKEN streven we ernaar de meest effectieve tools te ontwikkelen en te gebruiken. Soms is dat iets eenvoudigs als post-its op een muur, een snelle Excelsheet of een stroomdiagram. Andere keren zijn het de meest geavanceerde analysetools – waarmee we voortgang berekenen op 20.000 activiteiten of een gekwantificeerde risicoanalyse uitvoeren. Het belangrijkste uitgangspunt is: de tool ondersteunt het werk; de tool ís niet het werk.
We implementeren tools in lijn met onze kernwaarden: Gedegen, Analytisch, Vooruitstrevend en Sociaal. Onze waarden Gedegen en Analytisch komen duidelijk naar voren in Pauls artikel . Hoewel we al onze waarden in ons werk verweven, richt dit artikel zich meer op hoe ik de Vooruitstrevende en Sociale aspecten van effectieve tooling vormgeef.
Bij onze klanten hebben we gewerkt aan het verbeteren van de zichtbaarheid van opleveringen en besluitmomenten. Kleine, gerichte tools maakten wekelijkse overleggen aanzienlijk effectiever:
1. Locatiegerichte dekking: onderhoudsmatrix voor wegen. Een eenvoudige matrix maakte zichtbaar waar onderhoudsactiviteiten daadwerkelijk werden uitgevoerd, zodat de technisch manager direct kon controleren of alles was afgedekt en waar eventuele gaten zaten. Een eenvoudige draaitabel volstond voor dit doel: makkelijk op te zetten en – nog belangrijker – snel te updaten. Een deel van het werk heb ik geautomatiseerd door gegevens uit de PDF-planning te halen en op te schonen met Power Query.
Ik zag de behoefte aan beter inzicht, tekende de beschikbare data uit op papier, koos de snelste route naar het doel – Power Query en Excel – bouwde het model en ging het direct gebruiken in de overleggen. Dat bleek een succes.
2. Beknopte overzichten: rapportagedashboard voor de technisch manager. In dit geval ging het om projectrapportages en verwachtingsmanagement. Het is moeilijk om middelen te plannen of realistische opleverdata terug te koppelen als je geen duidelijk beeld hebt van wanneer input wordt aangeleverd. We hadden behoefte aan een overzicht van welke rapporten wanneer werden verwacht en op hoofdlijnen wat de inhoud zou zijn. Daarom maakte ik een dashboard, opnieuw met Power Query en draaitabellen, dat toonde welke rapporten in de huidige periode verwacht werden en wat er daarna aankwam. Hierdoor verliep de evaluatie van de rapporten van de aannemer soepeler, met minder verrassingen.
3. Duidelijke prioriteiten: contractstatus in één oogopslag. Het team werkte aan meerdere contracten in verschillende fasen en had behoefte aan een snel overzicht om te zien waar beslissingen nodig waren. Daarvoor maakte ik een stoplichtoverzicht, waarbij de meest rechtse kolom de status rood/geel/groen weergaf met korte toelichtingen waarom. Zo hoefden ze zich alleen te richten op waar op dat moment aandacht nodig was, en verliepen vergaderingen veel efficiënter.
4. Een duidelijke koers: baselinevergelijking. Er was behoefte aan helderheid over de verwachte uitvoeringsdata voor onderhoud – vooral over de verschillen tussen contractdata en de actuele voortgang. De contractuele verplichtingen van de aannemer waren niet zichtbaar naast de werkelijke voortgang in de planning, waardoor de projectbeheerser en technisch manager geen referentiepunten hadden. Ik begon met het omzetten van de contracteisen in een tabel.
Daarmee kon ik projectbaselines opzetten, zodat contractdata en activiteiten zichtbaar onder de actuele voortgang kwamen te liggen. De projectbeheerser kon zo sturen op afwijkingen (zie de gele balken en ruiten onder de activiteitenbalken en mijlpalen) in plaats van te laat te reageren. Bovendien werd voor het team duidelijk welke activiteiten geen contractuele data hadden.
Wil je de bredere context zien van het werk dat BAEKEN uitvoert? Lees dan het artikel van Jopie .
Mensen die eerst luisteren en de communicatielijn kort houden. Tools bij BAEKEN zijn nooit het doel op zich – het doel is betere beslissingen, samen genomen, op tijd. De focus ligt op het begrijpen van het werk, de mensen en de context, en daarna het selecteren of bouwen van de meest geschikte tool die dat ondersteunt – als die al nodig is. Of het nu gaat om een schets op papier, een Excelmodel of een Power BI-dashboard: het doel is helderheid, afstemming en inzicht creëren waarop direct actie kan worden ondernomen. Dat sluit aan bij de manier waarop jij werkt: waar werk wel (of niet) gebeurt is zichtbaar, overzichten zijn to the point, prioriteiten zijn duidelijker en vervolgstappen zijn direct uitvoerbaar.
Meer over dit onderwerp weten?
